Si Square est retenu comme plateforme cible, la préparation doit commencer par définir comment la boutique cible utilisera Square Catalog, les points de vente, le stock, Customer Directory, les Orders, le contexte de paiement, le traitement des commandes, Square Online et les applications connectées. Square représente une famille Product par un Catalog Item et ses unités vendables par des Item Variations ; modifiers, Categories, custom attributes, taxes, remises et points de vente restent des relations séparées.
Un dossier de préparation utile consigne pour chaque domaine l’action, le responsable, les éléments disponibles et la condition de préparation. Cela évite qu’une option Product source soit classée à tort comme modifier Square, qu’une quantité de stock propre à un point de vente soit réduite à un total unique ou que des éléments historiques de paiement soient confondus avec la configuration actuelle des paiements Square.
Confirmer le modèle d’exploitation Square et le périmètre des points de vente
Définissez si Square prendra en charge le Point of Sale, Square Online, un ou plusieurs points de vente physiques, des entrepôts, services, livraisons, retraits, expéditions ou un traitement externe.
| Domaine de préparation | Décision à consigner | Responsable | Élément démontrant la préparation |
|---|---|---|---|
| Structure du compte Square | Compte marchand, point de vente principal, points supplémentaires et unités métier | Responsable commerce/opérations | Carte de finalité des points de vente |
| Canaux de vente | POS, Square Online, marketplace externe, facturation ou autres canaux | Responsable du canal | Inventaire des canaux et sources d’Orders |
| Responsabilité du stock | Square, ERP, WMS, fournisseur ou autre système faisant autorité | Responsable stock | Matrice des systèmes de référence |
| Responsabilité Customer | Customer Directory, CRM, fidélité, marketing ou système de compte externe | Responsable Customer | Carte des domaines Customer |
| Modèle de traitement | Retrait, livraison, expédition, entrepôt, service ou traitement externe | Responsable opérations | Synthèse des relations de traitement |
| Square Online | Products, Categories, pages, routes, domaines et navigation inclus dans le périmètre | Responsable du site | Inventaire du contenu et des URL Square Online |
Le modèle d’exploitation est prêt lorsque chaque point de vente et canal a une finalité, chaque source de stock a un responsable et les exigences Square Online sont distinguées des enregistrements Catalog.
Préparer les accès, archives source et éléments de contrôle
Rassemblez :
- les accès administrateur source et permissions nécessaires dans Square Dashboard ;
- l’accès à Catalog, Items, modifiers, Categories, points de vente, stock, Customers, Orders, Square Online et applications connectées ;
- des exports ou sauvegardes datés pour Products, Customers, Orders, contenu, médias, remises, taxes et données personnalisées ;
- les rapports de points de vente, stock et traitement ;
- les exports d’applications et la documentation des systèmes externes ;
- les identifiants externes de Products, variations, Customers, Orders et points de vente ;
- un responsable des changements source concernant catalogue, Customers, Orders, contenu et stock pendant la fenêtre de migration.
| Élément | Pourquoi il est utile | Condition de préparation |
|---|---|---|
| Registre des accès | Confirme que les zones nécessaires de la source et de Square peuvent être inspectées | Les responsables disposent des permissions nécessaires |
| Archive source datée | Préserve un état de référence récupérable | Les fichiers s’ouvrent correctement et contiennent les dates d’export |
| Inventaire des points de vente | Établit le périmètre opérationnel des quantités et Orders | Chaque point de vente source possède une destination Square ou externe prévue |
| Inventaire des apps | Révèle les enregistrements situés hors de Square core | Chaque application active possède un responsable nommé |
| Registre des identifiants externes | Protège la réconciliation et la synchronisation | Les clés sont affectées au bon type d’objet Square |
| Journal des changements | Capture les mises à jour postérieures à l’archive de référence | Les changements de catalogue, Orders, Customers et stock ont des responsables identifiés |
Si un système source ne permet pas d’exporter certaines données, consignez la limitation et son responsable au lieu de considérer les enregistrements comme non importants.
Préparer Catalog Items, Item Variations, options et modifiers
Square Catalog sépare Items, Item Variations, Item Options, modifiers, Categories, remises, taxes, images, unités et custom attributes. Préparez des modèles source représentatifs qui exposent ces distinctions.
Incluez :
- des Products simples qui deviendront un Item avec une Item Variation ;
- des Products avec taille, couleur, style ou autres dimensions de variation ;
- les relations SKU, code-barres, prix, unité, image et stock des Item Variations ;
- les Item Options réutilisables et les anciens noms de variations incohérents ;
- les besoins de modifiers sous forme de listes ou de texte ;
- les Products avec taxes, remises, unités de mesure ou custom attributes ;
- les services, droits numériques, abonnements, bundles ou fonctions appartenant à des applications ;
- les identifiants ERP, entrepôt, marketplace, fournisseur et comptabilité.
| Fonctionnement source | Décision de préparation Square | Éléments requis | Condition de préparation |
|---|---|---|---|
| Le Product source possède des SKU enfants | Définir la structure Item et Item Variation | Identifiants parent/enfant, SKU, prix, images, unités et stock | Chaque enfant vendable possède une Item Variation prévue |
| Les valeurs de variation sont standardisées | Définir les Item Options et valeurs réutilisables | Vocabulaire d’options et exemples de combinaisons | Les variations équivalentes utilisent des valeurs cohérentes |
| L’acheteur choisit un ajout ou une préférence | Définir modifier list, modifier ou modifier texte | Limites de choix, prix, valeurs par défaut et exemples de lignes Order | Les modifiers ne sont pas traités comme variations portant du stock |
| Le Product utilise des données descriptives personnalisées | Définir un custom attribute Catalog ou un système externe responsable | Finalité du champ et consommateur | Chaque champ possède un responsable continu nommé |
| Le fonctionnement Product appartient à une app | Identifier l’application qui continue ou son remplacement | Items, Customers et Orders associés | Les données nécessaires figurent dans le registre des dépendances |
Le domaine Catalog est prêt lorsque chaque grande famille Product possède un traitement défini pour Item, Item Variation, Item Option, modifier, taxe, remise, Category et identifiants lorsque cela s’applique.
Préparer Categories, images, taxes, remises et custom attributes
Préparez également les relations Catalog situées au-delà des Items et variations :
- hiérarchie de Categories ou regroupement Product ;
- images associées aux Items, Item Variations ou Categories ;
- taxes et affectations fiscales aux Products ;
- remises, règles tarifaires et contexte historique des promotions ;
- unités de mesure et précision des quantités ;
- définitions et valeurs des custom attributes ;
- indicateurs de visibilité ou de canal source ;
- relations Square Online avec Products et Categories.
| Objet Catalog | Responsable | Éléments | Condition de préparation |
|---|---|---|---|
| Category | Responsable merchandising | Liste des Categories et appartenances Item | Chaque Category conserve une finalité métier actuelle |
| Image | Responsable contenu | Fichier, rôle, ordre et Item/variation/Category propriétaire | Les relations média peuvent être reconstruites |
| Taxe | Responsable finance | Noms, pourcentages, inclusion et affectations Item | Les valeurs historiques sont séparées de la configuration actuelle |
| Remise ou règle tarifaire | Responsable commercial | Règle, éligibilité, dates et Items concernés | Les règles actives de la cible sont distinguées des résultats historiques dans les Orders |
| Unité | Responsable catalogue/opérations | Nom, précision et variations concernées | Le sens des quantités est documenté |
| Custom attribute | Responsable métier/intégration | Définition, type d’objet et consommateur | La valeur est attribuée au bon objet Square Catalog |
Ne réduisez pas ces objets à du texte Product. Leurs relations peuvent influencer le processus d’achat, le reporting, la recherche, le stock et les intégrations externes.
Préparer les points de vente, les quantités et le système responsable du stock
Square calcule le stock des Item Variations par point de vente. Les enregistrements peuvent inclure quantités courantes, comptages physiques, ajustements, transferts et états comme disponible, vendu, retourné, réceptionné ou perdu.
Préparez :
- chaque entrepôt, magasin, agence, stock fournisseur ou point de traitement source ;
- le point de vente Square prévu pour chaque stock source ;
- les identifiants de Item Variations et de points de vente ;
- les quantités actuelles et leur horodatage ;
- les états réservés, endommagés, retournés, en transit ou autres états source ;
- le système externe faisant autorité sur le stock et ses clés de synchronisation ;
- les comptages physiques d’ouverture et la responsabilité des changements source.
| Cas de stock | Responsable | Éléments | Condition de préparation |
|---|---|---|---|
| Un seul point de vente | Responsable stock | Rapport de quantité par Item Variation | Chaque quantité correspond à un point de vente Square |
| Plusieurs points de vente | Responsable opérations | Matrice variation-point de vente | Chaque site source possède une destination approuvée |
| Stock géré par ERP/WMS | Responsable intégration | Identifiants externes et exemple de synchronisation | Valeurs d’ouverture Square et responsabilité future sont documentées |
| État source sans équivalent direct | Responsable opérations | Définition de l’état et exemples concernés | Consolidation, exclusion ou responsabilité externe sont consignées |
| Ajustements historiques | Responsable finance/opérations | Exemples d’ajustements et de comptages physiques | Le stock d’ouverture actuel est séparé des mouvements historiques |
Le domaine est prêt lorsque chaque quantité possède une Item Variation, un point de vente, un horodatage et un responsable faisant autorité.
Préparer les profils Customers, groupes, segments et identités externes
Les profils Customers Square peuvent contenir coordonnées, informations d’entreprise, adresses, identifiants de référence, notes, groupes, segments, préférences marketing et custom attributes. Préparez les identités selon leur véritable rôle métier.
Incluez :
- acheteurs enregistrés et invités ;
- exemples de doublons d’e-mails ou téléphones ;
- groupes de Customers et relations de segments ;
- contexte d’entreprise ou d’organisation ;
- préférences marketing et éléments de consentement ;
- relations de fidélité, cartes-cadeaux, adhésions ou abonnements ;
- identifiants CRM, ERP, marketplace et comptabilité ;
- relations Orders et adresses historiques.
| Cas Customer | Responsable | Éléments | Condition de préparation |
|---|---|---|---|
| Customer retail | Opérations Customer | Exemples de contact, adresse et Orders | Identité et relations Orders sont documentées |
| Acheteur invité | Opérations Customer | Identité et adresses au niveau Order | L’historique invité n’est pas transformé en compte permanent non justifié |
| Groupe ou segment | Responsable commercial/marketing | Définition et Customers représentatifs | La finalité du classement et son responsable cible sont connus |
| Relation fidélité ou cadeau | Responsable application/finance | Identifiant de compte, solde/historique et lien Customer | Les données de programme sont séparées du profil Customer de base |
| Customer CRM externe | Responsable intégration | Identifiant CRM et règle de rapprochement | L’identité inter-systèmes durable est préservée |
Authentification, moyens de paiement enregistrés, registres de fidélité et profils applicatifs spécialisés nécessitent des responsables distincts. Un profil Customer Square ne reproduit pas automatiquement ces relations.
Préparer les Orders historiques, paiements, traitement et retours
Sélectionnez des Orders qui exposent Item Variations, modifiers, lignes personnalisées, taxes, remises, frais de service, pourboires, références Customer, point de vente, source, traitement, paiements, remboursements et identifiants externes.
| Domaine historique | Éléments requis | Condition de préparation |
|---|---|---|
| Items achetés | Identifiants Item/variation, modifiers, quantités et prix des lignes | La configuration achetée reste compréhensible |
| Contexte des ajustements | Taxes, remises, frais de service et pourboires | Les totaux historiques peuvent être expliqués |
| Customer et point de vente | Identifiant Customer, contexte invité, point de vente et source de l’Order | L’origine opérationnelle est documentée |
| Paiement et remboursement | Références de paiement, tenders, remboursements et dates | Le contexte financier historique est séparé de la configuration active du paiement |
| Traitement | Retrait, expédition, livraison, suivi et statut | Le traitement passé reste compréhensible |
| Héritage externe | Identifiants POS, marketplace, ERP, comptabilité ou support | Les clés de réconciliation restent attachées au bon Order |
Les Orders historiques préservent les ventes et retours passés. Activation des paiements, appareils, paramètres POS, expédition, livraison, retrait, taxes, permissions du personnel et notifications actuelles restent des configurations Square distinctes.
Préparer le contenu Square Online, les domaines, la navigation et les URL
Lorsque Square Online fait partie du périmètre, préparez :
- la visibilité en ligne des Products et Categories ;
- les pages Square Online, contenus de politique et contenus Blog ou éditoriaux lorsque cela s’applique ;
- la navigation, les liens de pied de page, pages de campagne et liens internes ;
- les URL Product, Category, page et campagne ;
- métadonnées, images, relations canoniques et redirections ;
- la propriété du domaine et les dépendances de bascule ;
- les relations de retrait, livraison, expédition et points de vente présentées en ligne ;
- les formulaires intégrés, widgets, scripts et contenus d’applications.
| Domaine en ligne | Responsable | Éléments | Condition de préparation |
|---|---|---|---|
| Présentation Product/Category | Responsable commerce/site | Visibilité, contenu, images et routes | Les responsabilités catalogue et présentation en ligne sont séparées |
| Page ou politique | Responsable éditorial | Corps, médias, métadonnées et URL source | Chaque contenu possède une destination |
| Navigation | Responsable site | Arborescence des menus et destinations | Les parcours clients prioritaires sont documentés |
| Domaine et redirection | Responsable SEO/site | Registre URL source/destination | Chaque route prioritaire possède un résultat approuvé |
| Présentation du traitement | Responsable opérations | Exemples de point de vente, retrait, livraison et expédition | Les promesses en ligne sont reliées aux bons points de vente |
Les données Square Catalog seules ne recréent ni la structure des pages Square Online ni la navigation. Ces éléments demandent des preuves et responsabilités distinctes.
Inventorier les applications, API et systèmes externes
Créez un registre des dépendances pour chaque application Square, extension source, API, webhook, automatisation, marketplace, ERP, PIM, WMS, CRM, comptabilité, fiscalité, expédition, fidélité, abonnement, réservation, livraison, analyse et système de reporting.
Pour chaque dépendance, consignez :
- sa finalité métier ;
- les Catalog Items, Item Variations, Customers, Orders, points de vente, stock ou contenus concernés ;
- le système faisant autorité et les identifiants externes ;
- la disponibilité d’un export ou d’une API ;
- le responsable de la configuration et des identifiants ;
- la destination continue, le remplacement ou la décision d’abandon ;
- les éléments requis avant de configurer le processus cible.
Le registre est prêt lorsque chaque custom attribute, identifiant de fiche, valeur de fidélité, clé de stock ou référence Order active possède un responsable nommé et un objet Square parent.
Sélectionner les échantillons de test représentatifs
| Échantillon | Objectif de préparation |
|---|---|
| Item simple avec une variation | Établir le modèle Catalog ordinaire |
| Item avec plusieurs options et variations | Exposer les relations Item Option, SKU, prix, image et stock |
| Item avec modifiers de liste et texte | Exposer la personnalisation de l’acheteur et les éléments sur la ligne Order |
| Variation de stock multi-points de vente | Exposer la correspondance variation-point de vente et la responsabilité du stock |
| Customer avec groupe et Orders | Exposer le profil, le groupe, l’identifiant de référence et les relations historiques |
| Order complexe | Exposer modifiers, taxes, remises, frais de service, paiement, remboursement, traitement et point de vente |
| Route Square Online prioritaire | Exposer la responsabilité Catalog, contenu, domaine, navigation et redirection |
| Enregistrement appartenant à une app ou externe | Exposer le système qui continue et les identifiants Square stables |
Pour chaque échantillon, consignez identifiant source, URL source lorsque pertinente, raison métier, objet Square cible, point de vente, clés externes, exclusions connues et réviseur responsable.
Terminer la vérification de préparation Square
| Question de préparation | Éléments requis | Condition de préparation |
|---|---|---|
| Les accès et archives sont-ils récupérables ? | Registre d’accès et exports/sauvegardes datés | Les enregistrements nécessaires peuvent être inspectés indépendamment de la boutique active |
| Le modèle d’exploitation et de points de vente est-il défini ? | Carte des canaux, points de vente, stock et traitement | Chaque point de vente et canal possède un responsable |
| Les structures Catalog sont-elles préparées ? | Matrice Item/variation/option/modifier | Chaque grand modèle Product possède une représentation Square prévue |
| La responsabilité du stock est-elle préparée ? | Matrice variation-point de vente et système de référence | Chaque quantité possède point de vente, horodatage et responsable |
| Customers et Orders sont-ils préparés ? | Classification Customers et dossiers Orders historiques | Identité et contexte de transaction sont compréhensibles |
| Square Online est-il préparé ? | Registre contenu, navigation, domaine et URL | Catalogue et présentation en ligne ont des responsables séparés |
| Les applications et systèmes externes sont-ils inventoriés ? | Registre des dépendances | Chaque dépendance critique possède un responsable continu |
| Les échantillons représentatifs sont-ils choisis ? | Registre d’échantillons | La complexité catalogue, points de vente, Customers, Orders, online et intégrations est couverte |
| Les éléments non résolus sont-ils maîtrisés ? | Journal de décisions | Chaque point ouvert possède un responsable et une échéance |
La préparation est terminée lorsque aucune décision critique concernant Catalog Item, Item Variation, modifier, point de vente, stock, Customer, Order, Square Online ou intégration ne dépend d’une hypothèse non documentée.
Conclusion
La préparation de Square doit produire un dossier commercial tenant compte des points de vente. Les Catalog Items doivent être reliés à leurs Item Variations, Item Options, modifiers, Categories, taxes, remises et custom attributes. Le stock doit rester rattaché à la bonne variation et au bon point de vente, Customers et Orders doivent préserver leurs relations historiques et les enregistrements Square Online ou applicatifs doivent avoir des responsables identifiés.
Lorsque ces décisions sont documentées avant le test représentatif, l’échantillon peut refléter le modèle d’exploitation Square prévu sans confondre les données commerciales historiques avec la configuration POS, paiement, traitement ou online actuelle.
Questions fréquentes
Que faut-il préparer en premier pour Square ?
Commencez par la carte d’exploitation et de points de vente. Définissez points de vente Square, canaux de vente, système responsable du stock, modèle de traitement, systèmes Customers et périmètre Square Online avant de préparer les enregistrements individuels.
Quelle différence existe entre un Square Item et une Item Variation ?
L’Item représente la famille de produit ou service tandis que les Item Variations sont les unités spécifiques vendables. SKU, stock, prix, valeurs d’options et autres données commerciales peuvent appartenir à la variation.
Quand un choix source doit-il devenir un modifier Square ?
Utilisez un modifier lorsque le choix personnalise un Item au moment de l’achat sans créer une variation suivie séparément en stock. Préparez des exemples de liste et de texte avec leurs règles de sélection et de prix.
Comment préparer le stock Square ?
Préparez une matrice reliant chaque Item Variation à son point de vente Square prévu, sa quantité actuelle, son horodatage, son état source et le futur système de référence.
Le contenu Square Online doit-il être inclus dans la préparation du catalogue ?
Les relations catalogue et la présentation en ligne doivent être préparées ensemble mais possédées séparément. Pages, navigation, domaines, redirections et promesses de traitement en ligne ne sont pas recréés par les seuls enregistrements Item.
Quand la préparation Square est-elle terminée ?
Lorsqu’accès, objets Catalog, points de vente, stock, Customers, Orders, Square Online, applications, échantillons et décisions non résolues ont tous des responsables identifiés et des éléments récupérables.