Si Square se selecciona como plataforma de destino, la preparación debe empezar por definir cómo utilizará la tienda de destino Square Catalog, las ubicaciones, el inventario, Customer Directory, Orders, el contexto de pagos, el procesamiento de pedidos, Square Online y las aplicaciones conectadas. Square representa una familia de Product mediante un Catalog Item y sus unidades vendibles mediante Item Variations; los modificadores, Categories, atributos personalizados, impuestos, descuentos y ubicaciones siguen siendo relaciones independientes.
Un paquete de preparación útil registra la acción, la persona responsable, la evidencia y la condición de preparación de cada área principal. Así se evita que una opción de Product del origen se clasifique incorrectamente como modificador de Square, que el stock específico de una ubicación se reduzca a un único total o que la evidencia histórica de pagos se confunda con la configuración actual de pagos de Square.
Confirma el modelo operativo de Square y el alcance de ubicaciones
Define si Square dará soporte a actividad de Point of Sale, Square Online, una o varias ubicaciones físicas, almacenes, servicios, entrega, recogida, envío o procesamiento externo.
| Área de preparación | Decisión que debe registrarse | Responsable | Evidencia de preparación |
|---|---|---|---|
| Estructura de la cuenta de Square | Cuenta del negocio, ubicación principal, ubicaciones adicionales y unidades de negocio | Responsable de comercio/operaciones | Mapa de finalidad de ubicaciones |
| Canales de venta | POS, Square Online, mercado en lÃnea externo, facturación u otros canales | Responsable de canales | Inventario de canales y orígenes de Order |
| Propiedad del inventario | Square, ERP, WMS, proveedor u otra autoridad de stock | Responsable de inventario | Matriz de sistemas de referencia |
| Propiedad de Customer | Customer Directory, CRM, fidelización, marketing o sistema externo de cuentas | Responsable de Customers | Mapa de dominios de Customer |
| Modelo de procesamiento | Recogida, entrega, envío, almacén, servicio o procesamiento externo | Responsable de operaciones | Resumen de relaciones de procesamiento |
| Square Online | Products, Categories, páginas, rutas, dominios y navegación incluidos | Responsable del sitio | Inventario de contenido y URL de Square Online |
El modelo operativo está preparado cuando cada ubicación y canal tiene una finalidad, cada fuente de inventario tiene un responsable y los requisitos de Square Online están separados de los registros del Catalog.
Prepara accesos, archivos de origen y evidencia de control
Recopila:
- acceso administrativo al origen y los permisos necesarios en Square Dashboard;
- acceso a Catalog, Items, modificadores, Categories, ubicaciones, inventario, Customers, Orders, Square Online y aplicaciones conectadas;
- exportaciones o copias de respaldo fechadas de Products, Customers, Orders, contenido, medios, descuentos, impuestos y datos personalizados;
- informes de ubicaciones, inventario y procesamiento;
- exportaciones de aplicaciones y documentación de sistemas externos;
- identificadores externos de Products, variaciones, Customers, Orders y ubicaciones;
- una persona responsable de los cambios de catálogo, Customer, Order, contenido y stock durante la ventana de migración.
| Evidencia | Por qué importa | Condición de preparación |
|---|---|---|
| Registro de accesos | Confirma que las áreas necesarias del origen y Square pueden inspeccionarse | Las personas responsables tienen los permisos requeridos |
| Archivo fechado del origen | Conserva un estado de referencia recuperable | Los archivos abren correctamente e incluyen la fecha de exportación |
| Inventario por ubicación | Establece el alcance operativo de cantidades y Orders | Cada ubicación de origen tiene un destino previsto en Square o en un sistema externo |
| Inventario de aplicaciones | Expone registros fuera del núcleo de Square | Cada aplicación activa tiene un responsable identificado |
| Registro de IDs externos | Protege conciliación y sincronización | Las claves se asignan al tipo de objeto de Square correcto |
| Registro de cambios | Captura las actualizaciones posteriores al archivo de referencia | Los cambios de catálogo, Orders, Customers e inventario tienen responsables claros |
Si un sistema de origen no puede proporcionar una exportación, registra la limitación y su responsable en lugar de asumir que los registros correspondientes no son importantes.
Prepara Catalog Items, Item Variations, opciones y modificadores
Square Catalog separa Items, Item Variations, opciones de Item, modificadores, Categories, descuentos, impuestos, imágenes, unidades y atributos personalizados. Prepara patrones representativos del origen que expongan estas diferencias.
Incluye:
- Products simples que se convertirán en un Item con una Item Variation;
- Products con talla, color, estilo u otras dimensiones de variación;
- relaciones de SKU, código de barras, precio, unidad, imagen y stock de Item Variations;
- opciones de Item reutilizables y nombres heredados de variaciones que sean inconsistentes;
- requisitos de modificadores basados en listas y en texto;
- Products con impuestos, descuentos, unidades de medida o atributos personalizados;
- servicios, derechos digitales, suscripciones, paquetes o funcionamiento propiedad de aplicaciones;
- identificadores de ERP, almacén, mercado en lÃnea, proveedor y contabilidad.
| Funcionamiento en el origen | Decisión de preparación en Square | Evidencia necesaria | Condición de preparación |
|---|---|---|---|
| El Product de origen tiene SKU hijos | Define la estructura de Item e Item Variations | IDs principal/hijo, SKU, precios, imágenes, unidades y stock | Cada hijo vendible tiene una Item Variation prevista |
| Los valores de variación están estandarizados | Define opciones de Item y valores reutilizables | Vocabulario de opciones y ejemplos de combinaciones | Las variaciones equivalentes usan valores de opción coherentes |
| El comprador elige un añadido o preferencia | Define lista de modificadores, modificador o modificador de texto | Límites de elección, precios, valores predeterminados y ejemplos de línea de Order | Los modificadores no se tratan como variaciones con stock |
| El Product utiliza datos descriptivos personalizados | Define un atributo personalizado del Catalog o un responsable externo | Finalidad del campo y consumidor | Cada campo tiene un responsable que continuará activo |
| El funcionamiento del Product pertenece a una aplicación | Identifica la aplicación que continuará o su sustitución | Items, Customers y Orders relacionados | Los datos necesarios de la aplicación aparecen en el registro de dependencias |
El área de Catalog está preparada cuando cada familia principal de Products tiene definido el tratamiento de Item, Item Variation, opción de Item, modificador, impuesto, descuento, Category e identificadores cuando corresponda.
Prepara Categories, imágenes, impuestos, descuentos y atributos personalizados
Prepara relaciones del Catalog más allá de Items y variaciones:
- jerarquía de Categories o agrupación de Products;
- imágenes asociadas con Items, Item Variations o Categories;
- impuestos y asignaciones fiscales de Products;
- descuentos, reglas de precios y contexto de promociones históricas;
- unidades de medida y precisión de cantidades;
- definiciones y valores de atributos personalizados;
- indicadores de visibilidad o canal del origen;
- relaciones de Products y Categories con Square Online.
| Objeto del Catalog | Responsable | Evidencia | Condición de preparación |
|---|---|---|---|
| Category | Responsable de merchandising | Lista de Category y pertenencia de Items | Cada Category tiene una finalidad empresarial actual |
| Imagen | Responsable de contenido | Archivo, función, secuencia y Item/variación/Category responsable | Las relaciones de medios pueden reconstruirse |
| Impuesto | Responsable de finanzas | Nombres, porcentajes, inclusión y asignación a Items | Los valores históricos y la configuración actual están separados |
| Descuento o regla de precios | Responsable comercial | Regla, elegibilidad, fechas e Items afectados | Las reglas activas de destino se distinguen de los resultados históricos de Orders |
| Unidad | Responsable de catálogo/operaciones | Nombre, precisión y variaciones aplicables | El significado de la cantidad está documentado |
| Atributo personalizado | Responsable empresarial/de integración | Definición, tipo de objeto y consumidor | El valor se asigna al objeto correcto de Square Catalog |
No reduzcas estos objetos a texto del Product. Sus relaciones pueden afectar proceso de compra, informes, búsqueda, inventario e integraciones externas.
Prepara ubicaciones, recuentos de inventario y autoridad de stock
Square calcula el inventario de Item Variations en ubicaciones. Los registros pueden incluir cantidades actuales, recuentos físicos, ajustes, transferencias y estados como disponible, vendido, devuelto, recibido o desechado.
Prepara:
- cada almacén, tienda, sucursal, bolsa de proveedor o ubicación de procesamiento del origen;
- la ubicación de Square prevista para cada bolsa de stock de origen;
- identificadores de Item Variation y ubicación;
- cantidades actuales y la marca temporal que representan;
- stock reservado, dañado, devuelto, en tránsito u otros estados de origen;
- autoridad externa del inventario y claves de sincronización;
- recuentos físicos iniciales y responsabilidad sobre cambios del origen.
| Caso de inventario | Responsable | Evidencia | Condición de preparación |
|---|---|---|---|
| Una ubicación | Responsable de inventario | Informe de cantidades por Item Variation | Cada cantidad se relaciona con una ubicación de Square |
| Varias ubicaciones | Responsable de operaciones | Matriz variación-ubicación | Cada ubicación de origen tiene un destino aprobado |
| Inventario controlado por ERP/WMS | Responsable de integración | IDs externos y ejemplo de sincronización | Los valores iniciales de Square y la autoridad futura están documentados |
| Estado de origen sin equivalente directo | Responsable de operaciones | Definición del estado y ejemplos afectados | Se registra consolidación, exclusión o propiedad externa |
| Ajustes históricos | Responsable de finanzas/operaciones | Ejemplos de ajustes y recuentos físicos | El recuento inicial actual se separa de los movimientos históricos |
El área está preparada cuando cada cantidad de stock tiene una Item Variation, una ubicación, una marca temporal y un responsable que actúa como autoridad.
Prepara perfiles de Customer, grupos, segmentos e identidad externa
Los perfiles de Customer de Square pueden contener datos de contacto, información de empresa, direcciones, IDs de referencia, notas, grupos, segmentos, preferencias de marketing y atributos personalizados. Prepara los registros de identidad según su función empresarial real.
Incluye:
- compradores registrados y como invitados;
- ejemplos de correo o teléfono duplicados;
- grupos de Customer y relaciones con segmentos;
- contexto de empresa u organización;
- preferencias de marketing y evidencia de consentimiento;
- relaciones de fidelización, tarjetas regalo, membresías o suscripciones;
- identificadores de CRM, ERP, mercado en lÃnea y contabilidad;
- relaciones con Orders y direcciones históricas.
| Caso de Customer | Responsable | Evidencia | Condición de preparación |
|---|---|---|---|
| Customer minorista | Operaciones de Customer | Ejemplos de contacto, dirección y Orders | La identidad y las relaciones con Orders están documentadas |
| Comprador invitado | Operaciones de Customer | Identidad y direcciones a nivel de Order | El historial de invitados no se convierte en una suposición de cuenta permanente no compatible |
| Grupo o segmento | Responsable comercial/marketing | Definición del grupo y Customers representativos | Se conocen la finalidad de clasificación y el responsable en el destino |
| Relación de fidelización o tarjeta regalo | Responsable de aplicación/finanzas | ID de cuenta, saldo/historial y vínculo con Customer | Los datos del programa están separados del perfil base de Customer |
| Customer de CRM externo | Responsable de integración | ID de CRM y regla de coincidencia | Se conserva una identidad duradera entre sistemas |
La autenticación, los métodos de pago guardados, los libros de fidelización y los perfiles especializados de aplicaciones requieren responsables independientes. Un perfil de Customer de Square no reproduce automáticamente esas relaciones.
Prepara Orders históricos, pagos, procesamiento y devoluciones
Selecciona Orders que expongan Item Variations, modificadores, líneas personalizadas, impuestos, descuentos, cargos por servicio, propinas, referencias de Customer, ubicación, origen, procesamiento, pagos, reembolsos e IDs externos.
| Área histórica | Evidencia necesaria | Condición de preparación |
|---|---|---|
| Items comprados | IDs de Item/variación, modificadores, cantidades y precios de línea | La configuración comprada es comprensible |
| Contexto de ajustes | Impuestos, descuentos, cargos por servicio y propinas | Los totales históricos pueden explicarse |
| Customer y ubicación | ID de Customer, contexto de invitado, ubicación y origen del Order | La procedencia operativa está documentada |
| Pago y reembolso | Referencias de pago, medios de pago, reembolsos y fechas | El contexto financiero histórico está separado de la configuración activa de pagos |
| Procesamiento | Recogida, envío, entrega, seguimiento y estado | El procesamiento histórico sigue siendo comprensible |
| Linaje externo | IDs de POS, mercado en lÃnea, ERP, contabilidad o soporte | Las claves de conciliación siguen asociadas al Order correcto |
Los Orders históricos conservan ventas y devoluciones pasadas. La activación actual de pagos, dispositivos, ajustes de POS, envío, entrega, recogida, impuestos, permisos del equipo y comportamiento de notificaciones siguen siendo configuración independiente de Square.
Prepara contenido, dominios, navegación y URL de Square Online
Cuando Square Online forme parte del alcance, prepara:
- visibilidad online de Products y Categories;
- páginas de Square Online, políticas y contenido de Blog o editorial cuando corresponda;
- navegación, enlaces de pie, páginas de campaña y enlaces internos;
- URL de Product, Category, página y campaña;
- metadatos, imágenes, relaciones canónicas y redirecciones;
- propiedad del dominio y dependencias del cambio de dominio;
- relaciones de recogida, entrega, envío y ubicación mostradas online;
- formularios, widgets, scripts y contenido de aplicaciones incrustados.
| Área online | Responsable | Evidencia | Condición de preparación |
|---|---|---|---|
| Presentación de Product/Category | Responsable de comercio/sitio | Visibilidad, contenido, imágenes y rutas | La propiedad del catálogo y de la presentación online están separadas |
| Página o contenido de políticas | Responsable editorial | Cuerpo, medios, metadatos y URL de origen | Cada registro de contenido tiene un destino |
| Navegación | Responsable del sitio | Árbol de menú y destinos de enlaces | Los recorridos prioritarios de Customers están documentados |
| Dominio y redirección | Responsable SEO/sitio | Registro de URL origen/destino | Cada ruta prioritaria tiene un resultado aprobado |
| Presentación de procesamiento | Responsable de operaciones | Ejemplos de ubicación, recogida, entrega y envío | Las promesas online están conectadas con las ubicaciones previstas |
Los datos de Square Catalog por sí solos no recrean la estructura de páginas ni la navegación de Square Online. Esos registros necesitan evidencia y responsables independientes.
Inventaría aplicaciones, API y sistemas externos
Crea un registro de dependencias para cada aplicación de Square, extensión de origen, API, webhook, automatización, mercado en lÃnea, ERP, PIM, WMS, CRM, sistema contable, fiscal, de envío, fidelización, suscripciones, reservas, entrega, analítica e informes.
Para cada dependencia, registra:
- finalidad empresarial;
- Catalog Items, Item Variations, Customers, Orders, ubicaciones, inventario o contenido afectados;
- sistema que actúa como autoridad e IDs externos;
- disponibilidad de exportación o API;
- responsable de configuración y credenciales;
- decisión de continuidad, sustitución o retirada;
- evidencia necesaria antes de configurar el flujo de destino.
El registro está preparado cuando cada atributo personalizado, ID de publicación, valor de fidelización, clave de stock o referencia de Order activa tiene un responsable identificado y un objeto principal de Square.
Selecciona muestras representativas para la prueba de migración
| Muestra | Finalidad de preparación |
|---|---|
| Item simple con una variación | Establecer el patrón ordinario del Catalog |
| Item con varias opciones y variaciones | Exponer relaciones de opción de Item, SKU, precio, imagen e inventario |
| Item con modificadores de lista y texto | Exponer personalización del comprador y evidencia de línea de Order |
| Variación con inventario en varias ubicaciones | Exponer relación variación-ubicación y autoridad del stock |
| Customer con grupo y Orders | Exponer perfil, grupo, ID de referencia y relaciones históricas |
| Order complejo | Exponer modificadores, impuestos, descuentos, cargos, pago, reembolso, procesamiento y ubicación |
| Ruta prioritaria de Square Online | Exponer propiedad de Catalog, contenido, dominio, navegación y redirección |
| Registro propiedad de aplicación o sistema externo | Exponer el sistema que continuará y los identificadores estables de Square |
Para cada muestra, registra el ID de origen, URL de origen cuando corresponda, motivo empresarial, objeto de Square previsto, ubicación, claves externas, exclusiones conocidas y persona responsable de revisar el resultado.
Completa la puerta de preparación para Square
| Pregunta de preparación | Evidencia necesaria | Condición de preparación |
|---|---|---|
| ¿Se pueden recuperar accesos y archivos de origen? | Registro de acceso y exportaciones/copias fechadas | Los registros necesarios pueden inspeccionarse independientemente de la tienda activa |
| ¿Está definido el modelo operativo y de ubicaciones? | Mapa de canales, ubicaciones, inventario y procesamiento | Cada ubicación y canal tiene un responsable |
| ¿Están preparadas las estructuras del Catalog? | Matriz Item/variación/opción/modificador | Cada patrón principal de Product tiene una representación prevista en Square |
| ¿Está preparada la propiedad del inventario? | Matriz variación-ubicación y sistema de referencia | Cada cantidad tiene ubicación, marca temporal y responsable |
| ¿Están preparados Customers y Orders? | Clasificación de Customers y paquetes de Orders históricos | La identidad y el contexto transaccional son comprensibles |
| ¿Está preparado Square Online? | Registro de contenido, navegación, dominio y URL | El catálogo y la presentación online tienen responsables separados |
| ¿Se han inventariado aplicaciones y sistemas externos? | Registro de dependencias | Cada dependencia crítica tiene un responsable que continuará |
| ¿Se han seleccionado muestras representativas? | Registro de muestras | Se cubre la complejidad de catálogo, ubicaciones, Customer, Order, online e integraciones |
| ¿Están controlados los asuntos sin resolver? | Registro de decisiones | Cada asunto pendiente tiene responsable y fecha límite |
La preparación está completa cuando ninguna decisión crítica sobre Catalog Item, Item Variation, modificador, ubicación, inventario, Customer, Order, Square Online o integración depende de una suposición no documentada.
Conclusión
La preparación para Square debe producir un paquete de evidencia comercial consciente de las ubicaciones. Los Catalog Items deben quedar conectados con Item Variations, opciones de Item, modificadores, Categories, impuestos, descuentos y atributos personalizados. El inventario debe seguir asociado con la variación y ubicación correctas, Customers y Orders deben conservar sus relaciones históricas, y los registros de Square Online o de aplicaciones deben tener responsables definidos.
Cuando estas decisiones se documentan antes de la prueba representativa de migración, el conjunto de muestras puede reflejar el modelo operativo previsto de Square sin confundir datos comerciales históricos con la configuración actual de POS, pagos, procesamiento u operación online.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe prepararse primero para Square?
Empieza por el mapa operativo y de ubicaciones. Define las ubicaciones de Square, canales de venta, responsable del inventario, modelo de procesamiento, sistemas de Customer y alcance de Square Online antes de preparar registros individuales.
¿Cuál es la diferencia entre un Square Item y una Item Variation?
El Item representa la familia del Product o servicio, mientras que las Item Variations son unidades vendibles concretas. SKU, inventario, precio, valores de opción y otros datos comerciales pueden pertenecer a la variación.
¿Cuándo debe una elección del origen convertirse en un modificador de Square?
Utiliza un modificador cuando la elección personaliza un Item en el momento de compra sin crear una variación con stock independiente. Prepara ejemplos de lista y texto junto con sus reglas de selección y precio.
¿Cómo debe prepararse el inventario de Square?
Prepara una matriz que conecte cada Item Variation con la ubicación de Square prevista, cantidad actual, marca temporal, estado de origen y futuro sistema de referencia.
¿Debe incluirse el contenido de Square Online en la preparación del catálogo?
Las relaciones del catálogo y la presentación online deben prepararse de forma coordinada, pero con responsables separados. Las páginas, navegación, dominios, redirecciones y promesas de procesamiento online no se recrean únicamente mediante registros de Item.
¿Cuándo está completa la preparación para Square?
Está completa cuando accesos, objetos del Catalog, ubicaciones, inventario, Customers, Orders, Square Online, aplicaciones, muestras y decisiones pendientes tienen responsables claros y evidencia recuperable.